Memberikan pelayanan prima kepada Presiden merupakan visi dari Kementerian Sekretariat Negara (Kemensetneg), untuk mengetahui bagaimana Kementerian Sekretariat Negara memberikan pelayanan prima tersebut, 74 orang mahasiswa jurusan Sekretaris dari Universitas Negeri Yogyakarta (UNY) sambangi Kementerian Sekretariat Negara, Jakarta, Senin (07/05).
Asisten Deputi Hubungan Masyarakat, Masrokhan menyampaikan bahwa kunjungan mahasiswa UNY kali ini tepat. "Tepat sekali adik-adik dari jurusan Sekretaris UNY datang kesini untuk belajar tentang kesekretariatan," ujar Masrokhan dalam sambutannya.
"Kemensetneg di tahun 2018 ini semakin berupaya untuk membangun citra sebagai Smart Governance Institution. Beragam inovasi dibangun, deregulasi dan debirokratisasi gencar dilakukan," terang Masrokhan. hal ini dijabarkan dalam Program Kerja Kemensetneg Tahun 2018.
Tercatat pada tahun 2017 terdapat 106 usulan inovasi yang fokus dalam debirokratisasi, digitalisasi, dan pengembangan Sumber Daya Manusia. Asdep Humas sendiri telah melakukan beberapa inovasi dan penyegaran dalam bidang kehumasan. Lebih lanjut Masrokhan menjelaskan "Inovasi digital kehumasan menjadi salah satu poin penting dan fokus Kami di Humas. Ada i-magazine Inovasi Setneg, e-PPID, Intelligence Media Manegement, dan pengelolaan serta pemutakhiran berita Kemensetneg melalui media sosial".
Sari Harjanti, Kepala Biro Tata Usaha selaku pembicara dalam kunjungan ini menjelaskan bahwa Kemensetneg melakukan inovasi dalam pengembangan sistem administrasi seperti mobile apps untuk penjadwalan Menteri Sekretaris Negara. "Kita menggunakan mobile apps untuk penjadwalan Menteri Sekretaris Negara, hanya beberapa orang yang bisa mengakses mobile apps itu karena harus mendaftarkan VPN terlebih dahulu," jelas Sari.
Selain penjadwalan, ada juga sistem informasi untuk kearsipan di Kemensetneg. "Digitalisasi arsip untuk menjamin keamanan dan kemudahan tracking arsip di Kemensetneg, dan nantinya salah satu tugas sekretaris itu adalah kearsipan di beberapa kementerian," lanjutnya.
Biro Tata Usaha saat ini menggunakan Sistem Persuratan dan Disposisi Elektronik (SPDE) untuk mendukung kegiatan pengurusan dan pemantauan surat. "Biro Tata Usaha biasanya menerima 350 surat setiap harinya, dan SPDE ini membantu sekali untuk melihat surat-surat yang masuk atau keluar," kata Sari.
Dipenghujung paparannya, Sari menyampaikan untuk terus meningkatkan kapasitas diri, melakukan inovasi dan jangan takut untuk melakukan perubahan. (ART-Humas Kemensetneg)