Bertempat di Aula Serbaguna Gedung Kementerian Sekretariat Negara (Kemensetneg), Rabu (20/11), Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntabilitas Kinerja (Ortala AK) menyelenggarakan Sosialisasi Penyusunan/Penyempurnaan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Kemensetneg. Sosialisasi tersebut diadakan dalam rangka penyempurnaan Permensesneg Nomor 8 Tahun 2008 tentang JRA.
Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Menurut Agussalim sebagai Kepala Biro Ortala AK, Permensesneg tentang JRA sudah seharusnya disempurnakan dalam Permensesneg yang sesuai dengan kebutuhan Satuan Organisasi saat ini. “Sudah kadaluwarsa karena sudah berusia 11 tahun itu Permensesneg. Sementara kebutuhan di segi perundang-undangannya, kemudian dari segi praktiknya, di kita juga sudah banyak berubah. Jadi, mau tidak mau ini harus segera diubah,” kata Agussalim.
Dalam paparan umum, Agussalim menyampaikan terdapat empat Pilar penyelenggaraan kearsipan yaitu Tata Naskah Dinas (TND), JRA, Klasifikasi Arsip (KA), serta Sistem Klasifikasi Keamanan (SKK) dan Akses Arsip.
Sebagai narasumber kedua, Kepala Bagian Arsip Biro Tata Usaha, Dieni Safarina memberikan paparan teknis terkait JRA. Dieni membimbing peserta sosialisasi mengisi formulir JRA Fasilitatif, Substantif, dan Kepresidenan.
JRA Fasilitatif merupakan daftar yang berisi jenis-jenis arsip dari pelaksanaan kegiatan fasilitatif Kemensetneg beserta retensi atau jangka waktu simpannya sebagai arsip aktif dan arsip inaktif. JRA Substantif berisi jenis-jenis arsip dari pelaksanaan kegiatan substantif, sedangkan JRA Kepresidenan berisi arsip dari pelaksanaan kegiatan Kepresidenan.
Setelah menyamakan presepsi antara Biro Ortala AK, Biro TU, dan Pengelola Arsip serta Arsiparis Kemensetneg, Biro Ortala AK akan mulai merumuskan Permensesneg yang baru terkait JRA. (DEW-Humas Kemensetneg)