Kementerian Sekretariat Negara (Kemensetneg) melalui Biro Tata Usaha dan Arsip Kepresidenan menggelar kegiatan Focus Group Discussion (FGD) mengenai definisi dan ruang lingkup arsip kepresidenan pada Senin (19/6) di Aula Serbaguna 3, Kemensetneg.
Kegiatan yang dilakukan secara hybrid ini menghadirkan tiga narasumber yakni Park Min Woong, Deputy Director and Senior Archivist, Presidential Archives of Korea; Wahid Nurfiantara, Kepala Kantor Arsip Universitas Indonesia; dan Waluyo, Ketua Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi, Universitas Gadjah Mada.
Mengawali FGD, Kepala Biro Tata Usaha dan Arsip Kepresidenan, Sinta Puspitasari menyampaikan bahwa kegiatan ini merupakan agenda penting bagi Biro Tata Usaha dan Arsip Kepresidenan untuk mendukung program kerja penyusunan rancangan Permensesneg tentang Pengelolaan Arsip Kepresidenan yang dilakukan oleh tim pelaksana penyusunan rancangan peraturan Menteri Sekretaris Negara.
“Dapat kami laporkan bahwa program kerja ini merupakan action plan dari kegiatan Training on Presidential Records and Archives Management yang dilakukan oleh pejabat dan arsiparis Kementerian Sekretariat Negara. Kami berupaya penuh dengan serius untuk mengelola pengarsipan kepresidenan. ” ungkapnya.
Ia juga menambahkan, bukti keseriusan itu juga dapat dibuktikan dengan diterbitkannya Peraturan Presiden Nomor 31 Tahun 2020 tentang Kementerian Sekretariat Negara yang menyebutkan bahwa salah satu tugas Kementerian Sekretariat Negara adalah pengelolaan Arsip Kepresidenan. Dengan terbitnya Perpres tersebut, telah menginisiasi lahirnya Permensesneg Tahun 5 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Sekretariat Negara yang menandai lahirnya organisasi kearsipan yang lebih kuat di Kementerian Sekretariat Negara yaitu Biro Tata Usaha dan Arsip Kepresidenan.
FGD dilanjutkan dengan pemaparan materi oleh Deputy Director and Senior Archivist, Presidential Archives of Korea; Park Min Woong. Melalui sambungan Zoom, ia menjelaskan pengalamannya mengenai apa yang yang dikerjakan oleh Presidential Archives of Korea yakni lembaga pemerintah pengelola arsip kepresidenan.
“Beberapa hal yang kami kerjakan di sini yakni membuat dan melaksanakan perencanaan dasar tentang pengelolaan arsip kepresidenan, kemudian yang kedua adalah mengumpulkan dan mengklasifikasikan, dan yang terakhir adalah memusnahkan” jelas Park Min Woong.
Sebagai informasi, Korea Selatan merupakan negara yang memiliki ambisi yang sangat besar dalam penyelamatan Arsip Kepresidenan. Hal ini dibuktikan dengan diterbitkannya Undang-Undang No, 10009, tanggal 4 Februari 2010, tentang Pengelolaan Arsip Kepresidenan. Bahkan, seluruh dokumen kepresidenan di Korea Selatan sejak era kekaisaran sampai dengan Presiden terkini terdokumentasikan dengan baik dan dipublikasikan secara menarik ke masyarakat melalui museum yang dimiliki oleh lembaga pengelola kearsipan presiden di sana.
Selanjutnya, narasumber kedua yakni Kepala Kantor Arsip Universitas Indonesia; Wahid Nurfiantara memberi penjelasan mengenai definisi Arsip Kepresidenan yakni istilah di masa inaktif untuk seluruh arsip yang dihasilkan oleh presiden selama masa jabatannya.
“Jadi berbicara mengenai waktu, arsip kepresidenan itu dimulai ketika masa jabatannya selesai atau disebut dengan periode inaktif dan dalam kurun waktu tertentu bisa digunakan oleh publik seperti arsip statis untuk penelitian dan edukasi” jelasnya
Selain itu, ia juga menekankan terkait posisi serta wewenang yang jelas antara organisasi kearsipan dalam penyelenggaraan arsip kepresidenan.
“Saat ini wewenang mengenai pengelolaan arsip kepresidenan dipegang oleh tim dari Kemensetneg dan juga tim dari Arsip Nasional Republik Indonesia. Oleh karena itu, saya rasa perlu diperjelas mengenai peran keduanya mulai dari timeline dari setiap masa transisi, pemindahan arsip, akuisisi oleh ANRI, hingga publikasi kepada masyarakat.” pungkas Wahid.
Kemudian narasumber terakhir yakni Ketua Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi, Universitas Gadjah Mada; Waluyo mengingatkan betapa pentingnya arsip kepresidenan. Menurutnya, arsip kepresidenan merupakan aset nasional yang menggambarkan identitas dan jati diri bangsa Indonesia. Sebab itu, seluruh arsip kepresidenan harus dilestarikan.
“Gak hanya menjadi identitas diri, arsip presiden juga menjadi jejak capaian kinerja seorang presiden selama menjabat juga menjadi bukti atas kebijakan strategis yang pernah ia hasilkan untuk pembangunan bangsa” katanya.
Kegiatan berjalan dengan lancar dan interaktif melalui sesi tanya jawab antara narasumber dan peserta yang berasal dari unit kearsipan pada Satuan Organisasi di Kemensetneg dan hadir juga perwakilan dari Sekretariat Kabinet. (SAR/ART-Humas Kemensetneg)