Kemensetneg Menuju Smart Governance Institution

Menjadi smart governance institution atau institusi pemerintah yang bekerja secara cerdas merupakan tujuan yang hendak dicapai Kementerian Sekretariat Negara (Kemensetneg). Untuk itu, transformasi kelembagaan melalui berbagai inovasi terus dipacu implementasinya, guna memastikan dapat mempercepat terwujudnya smart governance instutition, sehingga dapat menjadi teladan sebagai   lembaga pemerintah yang bekerja secara efektif, efisien, bebas korupsi, tidak melanggar aturan dan menjadi contoh bagi lembaga lain.

Dalam berbagai kesempatan memberikan arahannya kepada para pegawai Kemensetneg, Menteri Sekretaris Negara Pratikno selalu menekankan  pentingnya  para pejabat dan pegawai Kemensetneg dapat bekerja lebih efektif, efisien, akuntabel, dan adaptif terhadap tuntutan perubahan. ''Jadi, selain menerapkan prinsip clean and good governance, Kementerian Sekretariat Negara juga bisa mengembangkan smart governance atau bekerja cerdas,'' kata Pratikno.

Mengemban tugas menyelenggarakan dukungan teknis dan administrasi serta analisis urusan pemerintahan di bidang kesekretariatan negara untuk membantu Presiden dan Wakil Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan negara, Kemensetneg menetapkan tiga program utama dalam Rencana Strategis Kemensetneg 2015-2019 untuk menyukseskan pemerintahan Kabinet Kerja masa bakti 2014-2019.

Ketiga program utama tersebut yaitu dukungan manajemen dan pelaksanaan tugas teknis lainnya Kemensetneg, peningkatan sarana dan prasarana aparatur Kemensetneg, dan penyelenggaraan pelayanan dukungan kebijakan kepada Presiden dan Wakil Presiden.

Dari ketiga program utama itu terdapat lima kegiatan prioritas. Pertama, peningkatan kualitas, efektivitas serta efisiensi dalam pelayanan teknis dan administrasi kepada Presiden. Kegiatan ini utamanya terkait penjadwalan dan teknis acara kepresidenan, pengelolaan aset istana, layanan teknis kenegaraan, dan komunikasi publik Presiden. Kedua, pemberian dukungan substansi kepada Presiden. Ketiga, peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat. Keempat, peningkatan konsistensi regulasi dan kebijakan secara horizontal dan vertikal. Dan Kelima adalah penguatan akuntabilitas pengelolaan keuangan dan aset negara yang dikelola Kemensetneg.

Program utama dan kegiatan prioritas tersebut dilakukan dengan tujuan:

1. Menjadikan Kemensetneg berperan sebagai fasilitator yang efektif dalam menjembatani komunikasi antar kementerian/lembaga dan antara kementerian/lembaga dengan Presiden dan Wakil Presiden, serta komunikasi antar pemerintah daerah dan antara pemerintah daerah dan pemerintah pusat;
2. Memfasilitasi kelanjutan reformasi birokrasi pada lingkungan kantor kepresidenan utamanya pada peningkatan kapasitas SDM aparatur, peningkatan pengawasan internal serta perluasan pemanfaatan teknologi informasi dan telekomunikasi agar lebih aman dan ter-enkripsi;
3. Mendorong penguatan kelembagaan berkenaan dengan pengaduan masyarakat, pelayanan keprotokolan dan administrasi presiden/wakil presiden, dan dukungan anggaran untuk belanja taktis yang diperlukan oleh Presiden/Wakil Presiden dalam melakukan dialog langsung atau blusukan secara cepat, tepat dan aman;
4. Memastikan jalur komunikasi politik yang efektif, utamanya dalam pemberian informasi berkenaan dengan kegiatan Presiden/Wakil Presiden kepada masyarakat luas serta dalam menindaklanjuti aspirasi yang berkembang di kalangan masyarakat secara tepat waktu, tepat prosedur, dan tepat kualitas;
5. Mampu mendukung penyediaan konten yang tepat dan relevan pada setiap komunikasi politik antara Presiden (dan Wakil Presiden) dengan para tokoh politik dan pemangku kepentingan pembangunan lainnya;
6. Dapat memfasilitasi penguatan infrastruktur jaringan teknologi informasi dan komunikasi yang dapat memasok beragam dinamika penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara termasuk intensitas hubungan internasional dengan negara-negara sahabat dan kondisi kontijensi;
7. Dapat memfasilitasi percepatan penyelesaian produk hukum dan perundang-undangan serta pencegahan berbagai tumpang tindih dari peraturan dan perundang-undangan.

Progresif dan Terus Berinovasi

Dalam rangka mendukung kesuksesan Kabinet Kerja tersebut di atas, Kemensetneg bertekad menjadi kementerian yang lebih progresif dan terus melakukan inovasi-inovasi. Ini penting agar Kementerian Sekretariat Negara tidak hanya menjadi teladan bagi kementerian dan lembaga lain, tapi juga dapat disandingkan dengan birokrasi di negara lain.

“Kementerian Sekretariat Negara dalam mendukung suksesnya kerja Presiden/Wakil Presiden  harus  mampu menjadi teladan dengan zero mistakes. Karena sedikit kesalahan akan berpengaruh besar bagi Negara. Kemensetneg agar dapat menjadi teladan dari segi tata kelola, layanan, lingkungan, SDM, seni dan budaya sehingga harus terus meng-upgrade dan mengembangkan inovasi yang sudah ada,” kata Pratikno.  

Untuk menuju pada smart governance institution, Kemensetneg terus melakukan inovasi-inovasi; menyederhanakan cara kerja (deregulasi dan debirokratisasi); mengembangkan e-governance yang memfasilitasi cara kerja agar lebih sistematis, efektif dan efisien; dan terus menerus mengembangkan kemampuan organisasi dan kemampuan diri (SDM), baik dalam hal kemampuan analisis, kemampuan teknis, kemampuan administratif, teamwork, kepemimpinan, kemampuan manajerial, dan jejaring kerja atau menjadi active learner.

Terkait inovasi, sampai saat ini di Kemensetneg terdapat 92 inovasi yang telah terseleksi pada kegiatan Anugerah Inovasi Kementerian Sekretariat Negara yang dilakukan sejak tahun 2017. Inovasi-inovasi terseleksi tersebut terdiri atas 47 inovasi pada tahun 2016 dan 45 inovasi pada tahun 2017.

Inovasi-inovasi tersebut meliputi inovasi Bidang Keuangan, Bidang Organisasi, Bidang Informasi, Pelayanan Eksternal, Pelayanan Internal, Pelayanan Internal dan Eksternal, Pengembangan SDM, dan Pengelolaan Lingkungan.

Dalam pengarahannya, Mensesneg mengatakan, “Tujuan inovasi adalah mengefisienkan cara kerja. Oleh karena itu, mari kita sederhanakan cara kerja kita dengan membuat inovasi”.

Dalam hal pelayanan publik, baik untuk eksternal maupun internal, beberapa inovasi yang telah dilakukan di Kemensetneg, antara lain:

1. Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (SIMPEL), yaitu aplikasi perizinan online yang dibangun untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam penerbitan surat persetujuan pemerintah atas perjalanan dinas luar negeri (PDLN) yang dilakukan Pejabat Negara, Pejabat Lainnya, PNS, Pegawai BUMN/BUMD, dan Tenaga Indonesia yang ditugaskan oleh Lembaga Negara atau Instansi Pemerintah yang didanai oleh APBN/APBD maupun oleh mitra kerja sama teknik.
2. Sistem Informasi Proyek Kerja Sama Pembangunan (SIMPRO) merupakan basis data terintegrasi yang memuat informasi mengenai proyek kerja sama pembangunan antara Pemerintah Indonesia dengan mitra pembangunan asing.
3. Sistem Informasi Administrasi Pejabat Pemerintahan (SIAPP) yaitu aplikasi yang memberikan kemudahan bagi Pegawai Negeri  Sipil (PNS) golongan IV/c ke atas di seluruh Indonesia dalam mencari informasi kepangkatan, jabatan, dan pemberhentian.
4. Monitoring Penanganan Pengaduan Masyarakat yaitu penanganan pengaduan masyarakat melalui mekanisme turun ke lapangan yang melibatkan para pihak secara langsung, tidak hanya instansi terkait, namun juga pihak pengadu maupun yang diadukan dengan mengedepankan win-win solution.
5. Hutan Kota Kemayoran yang fungsinya disebut sebagai three wonderful journey, merupakan sarana rekreasi, edukasi, dan konservasi. Selama 3 tahun terakhir, Pusat pengelolaan Komplek Kemayoran sedang merevitalisasi Hutan Kota, yang luasnya 22,3 hektar sebagai ruang terbuka hijau dan daerah resapan air di Pusat Kota Jakarta.
6. Sistem Informasi Pendaftaran Istura Online (SPION), yaitu aplikasi pendaftaran kunjungan ke Istana Kepresidenan Tampaksiring, Istana Kepresidenan Cipanas, dan Istana Kepresidenan Yogyakarta berbasis internet.
7. Sistem Online Pengisian Calon Pejabat Pimpinan Tinggi (SENOPATI), yaitu aplikasi berbasis web untuk mempermudah para peserta dan anggota panitia seleksi terbuka dalam proses pengisian jabatan pimpinan tinggi (JPT) pratama dan JPT madya di Kemensetneg.
8. Sistem Informasi Manajemen SDM yaitu sistem informasi untuk mengintegrasikan bisnis proses yang ada di Biro SDM dalam satu kesatuan database kepegawaian dan mengotomatisasi pelayanan administrasi yang masih dilakukan secara manual menjadi secara elektronik.
9. Sistem Informasi manajemen Arsip (SIM Arsip) adalah digitalisasi arsip untuk menjamin keamanan dan kemudahan tracking arsip di lingkungan Lembaga Kepresidenan.

Melalui inovasi-inovasi yang dilakukan tersebut, Kemensetneg berupaya memperkokoh infrastruktur pembinaan kelembagaan serta memobilisasi penguatan kapasitas pengetahuan institusional, guna makin mempercepat peningkatan kualitas kinerja Kemensetneg yang berwawasan keunggulan.

Tentu saja, komitmen kuat pimpinan dan dukungan seluruh pegawai Kemensetneg akan menjadi kolaborasi ampuh untuk mewujudkan Kemensetneg sebagai Smart Governance Institution, yang tidak hanya menjadi sumber acuan dan teladan  di Indonesia saja, namun juga dapat menjadi acuan di tingkat global. (SPU – Humas Kemensetneg)