Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menganugerahkan Kementerian Sekretariat Negara sebagai juara kedua dalam pemilihan Unit Kearsipan Kementerian Terbaik Tahun 2019 pada Kamis (25/4), di Makassar. Penghargaan tersebut diberikan langsung oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, Komjen Pol Syafruddin kepada Staf Ahli Bidang Komunikasi Politik dan Kehumasan Kementerian Sekretariat Negara (Kemensetneg), Sugiri. Penghargaan ini merupakan bentuk apresiasi ANRI kepada Kementerian dan Lembaga yang telah mampu menghadirkan pengelolaan arsip yang baik dan modern.
Menurut Syafruddin, pengelolaan arsip memiliki peran yang signifikan dalam upaya membangun pemerintahan yang lebih modern. Bahkan tidak hanya sebagai unsur pendukung, tetapi justru menjadi unsur utama dalam menentukan arah perubahan pemerintahan yang lebih baik.
Dalam kesempatan tersebut mantan Wakapolri ini mengingatkan para arsiparis untuk terus berinovasi dan memanfaatkan teknologi. "Penerapan e-goverment di bidang kearsipan bukan lagi sebuah pilihan, tetapi sebuah kewajiban dan kebutuhan,” kata Syafruddin.
Menurutnya penerapan teknologi akan membentuk integrasi data arsip yang dinamis, namun tetap melindungi kepentingan negara. Ini merupakan solusi untuk peningkatan kualitas kebijakan publik di segala bidang secara cepat, simultan dan terarah, "Walaupun nanti terjadi perubahan, tetapi sistem kearsipan elektronik tetap akan dapat digunakan untuk menyangga proses pemerintahan di masa depan," ujar Syafruddin.
Membangun Pondasi
Sejalan dengan hal tersebut, Sugiri menyebutkan bahwa Kemensetneg memang telah mengembangkan pondasi dasar dalam pengelolaan arsip secara modern. “Kita di Kemensetneg memang sudah punya Sistem Informasi Management Arsip yang telah dikembangkan rekan-rekan beberapa tahun lalu," tandas Sugiri.
Memang sejak tahun 2016 Kemensetneg telah merilis Sistem Informasi Managemen Arsip (SIM Arsip). Sistem ini berfokus pada proses pemindahan arsip yang dilakukan secara online. Mekanismenya, seluruh unit kerja yang akan memindahkan arsip kebagian arsip, harus menyusun daftar arsip melalui SIM Arsip.
Melalui proses ini arsip-arsip yang masih dalam bentuk cetak akan di digitalisasi terlebih dahulu. Tujuannya adalah membangun khasanah arsip online sebagai pelayanan penggunaan arsip yang lebih prima cepat dan prima. Tidak hanya itu, sistem informasi ini juga menjadi alat pengembangan sumber daya manusia dengan hadirnya fitur sharing kearsipan online dan penulisan artikel online. (RHS-Humas Kemensetneg)