“Repositori digunakan untuk mendokumentasikan program, memperkuat pondasi kebijakan, mengumpulkan praktik terbaik dari lapangan, memelihara kontak dan mitra dan menukarkan pengetahuan dengan organisasi lain,†ungkap Farli dalam Forum Group Discussion (FGD) dengan topik ‘Pengembangan Repositori Institusi di Kementerian Sekretariat Negara’, di Gedung 3 Kemensetneg, Rabu (6/9).
Kemensetneg juga turut meningkatkan repositori ini. Menurut Kepala Biro Tata Usaha, Sari Harjanti, sampai saat ini, Kemensetneg sudah memiliki 106 koleksi repositori institusi. Koleksi ini masih terus ditingkatkan dengan menggugah kesadaran dari unit kerja untuk menyerahkan semua repositori institusi ke perpustakaan, “Tugas kami di Kemensetneg adalah mengembangkan dan mengelola dan menarik seluruh karya cetak dan rekaman yang diproduksi oleh masing masing unit kerja untuk diserahkan kepada perpus kemensetng menjadi satu deposit yang namanya repositori institusi,†ujar Sari.
Menggunakan Aplikasi
Seiring
dengan perkembangan teknologi informasi, saat ini koleksi repositori
juga banyak yang berbentuk digital. Formatnya bisa bermacam-macam,
misalnya salinan peraturan yang berbentuk pdf atau jpeg, karya foto dan
video digital, dan sebagainya. Karya digital seperti ini sangat mudah
diakses oleh publik karena sudah berbasis internet. Keunggulan ini juga
berimplikasi pada permintaan informasi yang semakin cepat dan akurat.
Menurut
Dwi Fajar Saputra dari Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia
(FPPTI), untuk pengelolaan koleksi berbasis digital dibutuhkan bantuan
aplikasi khusus seperti Eprints dan SliMS, aplikasi yang handal karena
berkaitan dengan pengelolaan, penyimpanan (deposit) dan preservasi.
Secara penggunaan, keduanya memiliki perbedaan dimana SliMS dibuat untuk
manajemen perpustakaan sedangkan Eprints dibuat untuk sistem repositori
institusi.
“Perpustakaan khusus berfungsi sebagai pusat deposit,
oleh karena itu penting untuk menerapkan sistem repositori institusi
pada era saat ini, agar menghasilkan layanan yang efektif dan efisien,â€
tambah Dwi Fajar menutup pemaparannya. (RHS, MNC, PNH-Humas Kemensetneg)