SPDE, Cepat Akurat dalam Menelusuri Surat

Alih-alih melihat itu sebagai sebuah momok, Biro Tata Usaha Kementerian Sekretariat Negara justru menjadikannya sebagai motivasi untuk membuat inovasi. Inilah  yang mendasari pembuatan Sistem Persuratan dan Disposisi Elektronik atau SPDE. 

 

Sari Harjanti, Kepala Biro Tata Usaha mengatakan bahwa sistem ini digunakan untuk menjawab berbagai tantangan termasuk mengadministrasikan berbagai surat yang dikirimkan dari eksternal Kemensetneg kepada Presiden, Wakil Presiden, dan Menteri Sekretaris Negara. Mengingat begitu besarnya stakeholder Kemensetneg, maka untuk mengelolanya dibuatlah Sistem Persuratan dan Disposisi Elektronik.

   

Sari mengungkapkan bahwa sistem ini juga digunakan untuk mempermudah proses administrasi yang ada di dalam internal Kemensetneg, yaitu memorandum. "Mensesneg kepada Presiden, Deputi kepada Mensesneg, Kepala Biro kepada Deputi, itu juga diakomodir dengan sistem ini," jelasnya.

 

Fitur Lengkap

 

Bisa dibilang SPDE mempunyai fitur yang lengkap. Penggunaan SPDE membuat proses perjalanan surat dapat diketahui, mulai dari hulu hingga hilir. Semua proses itu terekam sehingga mudah dipantau. Selain itu sistem ini juga memudahkan penggunanya untuk mencari kembali surat yang telah dikirim. Dengan hanya menggunakan kata kunci, surat yang telah masuk ke dalam SPDE bisa kembali dilihat. Bahkan lebih jauh lagi, SPDE bisa membantu untuk menemukan surat-surat lain yang terkait dengan surat yang dimaksud.

 

Fitur lain yang bisa ditemukan dalam SPDE adalah pemantauan jumlah surat yang masuk kepada unit kerja di Kemensetneg. "Jadi kita tahu jumlah surat yang didisposisi kepada Deputi Hublem berapa, kepada  PUU berapa, SDM berapa, dan seterusnya," ungkap Sari. Fitur ini memudahkan unit kerja untuk melakukan evaluasi di kemudian hari. 

 

Dikembangkan dan Dicontoh

 

Menurut Sari, SPDE yang dikembangkan oleh unitnya bersama dengan Biro Informasi dan Teknologi ini, sudah memiliki dua versi yakni SPDE Ver.1 dan SPDE Ver.2. Akan tetapi dalam waktu dekat ini, Bironya akan kembali melakukan pengembangan dengan meluncurkan sistem SPDE seri terbaru yakni SPDE Ver.3. “Sebagai bagian dari inovasi, kami akan meluncurkan SPDE 3 yang kemampuannya akan melebihi SPDE sebelumnya. Pada SPDE 3, kinerjanya akan lebih cepat lagi dan sudah mampu mengklasifikasikan surat sesuai dengan kategorinya, sehingga ini akan memudahkan kami untuk mencari kembali surat tertentu pada saat diperlukan,” tambah Sari. 

 

Pada SPDE Ver.3, kata Sari, sistemnya juga akan menggunakan digital signed yang mampu menjaga keabsahan tiap surat untuk ditandatangani oleh pimpinan tertentu. Untuk itu, Biro Tata Usaha akan menggaet Lembaga Sandi Negara (Lemsaneg) untuk memastikan keamanan dan keakuratannya. “Kami berencana untuk meluncurkan SPDE versi 3 pada tahun ini. Jika ini berhasil, akan jadi catatan inovasi yang brilian bagi peningkatan kualitas kerja di Biro TU,” tuturnya.

 

Begitu banyak permasalahan yang dijawab dengan menggunakan SPDE serta besarnya potensi yang bisa dikembangkan dengan SPDE, membuat Kementerian PAN RB tertarik untuk mengadopsi sistem ini di Kementerian lain. "Beberapa waktu yang lalu Pak Sesmen sudah paparan di depan Menteri PAN-RB, SPDE kita seperti apa, dan bagaimana kalau ini menjadi contoh ke Kementerian lain," jelas Sari. (NIS, AIF – Humas Kemensetneg)